SOCORRO: todas as informações da TI da empresa estão na cabeça de uma só pessoa!


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Não é novidade que o conhecimento e a informação dentro de uma empresa são definidos como os principais ativos da mesma. Outro fato que não é novo é o papel vital que a tecnologia da informação representa em qualquer tipo de negócio. Agora imagine estes dois fatores essenciais nas mãos de um único funcionário? Parece ser um risco altíssimo demais pra se correr e que nenhuma organização se atreveria, correto?

Errado. Por mais absurdo que possa parecer, não são poucas as empresas que estão nesta situação. E se este funcionário tão essencial precisar se desligar do quadro de colaboradores? Como a empresa continuará as suas atividades? Como resolver este problema? Para conhecer as respostas para estas questões, é necessário discutir o que provoca este cenário.

As causas são as mais diversas possíveis, entre elas tem-se:

A empresa não conseguiu se organizar

Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam gira em torno da organização. Seja com relação ao gerenciamento de tempo, definição de processos e métodos, gestão eficiente da infraestrutura, bem como delegação adequada de tarefas. Muitas organizações se perdem dentro de seus processos operacionais e formam uma grande bola de neve.

A empresa começou pequena e cresceu rápido demais e sem monitoramento

O crescimento rápido é bom, desde que aconteça de forma organizada, e com o devido acompanhamento. Caso seja desorganizado, sem gerenciamento algum, em linhas gerais, o negócio será prejudicado, oportunidades serão perdidas e o crescimento será sufocado, causando em curto ou médio prazo a estagnação da instituição.

O número de funcionários não seguiu o mesmo ritmo do crescimento

O número de clientes e tarefas aumentou, mas ao invés de o quadro de funcionários crescer também, apenas ocorreu uma nova distribuição de responsabilidades. E sabe aquele técnico em informática que era responsável apenas pela rede e manutenção das máquinas? Agora ele é quem instala e gerencia os sistemas, quem analisa e busca oportunidades de inovação para a empresa e desenvolve as estratégias de negócio, ao mesmo tempo em que ainda desempenha as suas funções antigas.  Será que o resultado desta prática será benéfico para alguém?

Em um primeiro momento a empresa estará economizando com relação à aquisição de mão de obra, mas com o tempo, o funcionário ficará sobrecarregado e não conseguirá desempenhar corretamente nenhuma das funções, além do mais, os negócios ficarão limitados á um único ponto de vista, e estarão totalmente concentrados em um colaborador possivelmente não qualificado para desempenhar todos os papéis, visto que existe a necessidade de uma formação adequada para cada função. Como resultado, a empresa pagará um preço alto diante das diversas oportunidades que perderá, além dos possíveis prejuízos oriundos de um gerenciamento amador.

Na cultura da organização não existe Gestão do Conhecimento

Quando um funcionário fica responsável por todas as atividades de um determinado setor, todo o conhecimento fica ali, apenas na sua cabeça. E se ocorrer o desligamento parcial ou integral deste “funcionário chave”?

As empresas estão começando a perceber a importância de “saber o que sabem” e fazer o melhor uso desse conhecimento, neste contexto, surgiu a gestão do conhecimento, que nada mais é do que  um conjunto de processos e estratégias que visam a obtenção do conhecimento certo para a pessoa certa, além do compartilhamento, armazenamento  e aprimoramento do mesmo, com o objetivo de agregar valor e aprimorar os ativos de conhecimento da empresa para atingir as metas organizacionais.

Falta de investimento e atenção para/com o setor de TI

Por último, e talvez um dos principais fatores responsáveis pela retenção do conhecimento em um único funcionário é a falta de investimento em TI, principalmente por parte das pequenas e médias empresas.

Muitas organizações não veem a necessidade de investir na sua infraestrutura tecnológica, e simplesmente ignoram este setor. Investir não significa que toda organização deve adquirir servidores com uma alta capacidade de armazenamento e processamento, comprar os softwares mais caros do mercado, montar uma extensa sala TI e contratar um monte de funcionários. Não, pelo contrário, investir no setor de TI significa saber utilizar a tecnologia de forma eficaz, visando à redução de custos e a maximização de resultados e oportunidades de negócio.

Neste contexto, surge como opção a terceirização do setor de tecnologia da informação, que entre os principais benefícios estão: redução de gastos, redução de riscos, aumento do foco nas atividades principais da organização e acesso a profissionais muito bem qualificados e atualizados.

Para conhecer um pouco mais a respeito da terceirização, basta clicar aqui e acessar o artigo no qual discutimos mais a fundo a questão da terceirização de TI.

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