Atualmente, é quase que impossível imaginar a existência de uma empresa bem-sucedida que não utilize tecnologia nas suas operações ou processos.
Com isso, a terceirização de TI se tornou uma grande tendência e, de certo modo, uma necessidade, principalmente, para atender a demanda das empresas de pequeno e médio porte.
Neste artigo vamos discutir as vantagens e desvantagens de se terceirizar o setor de TI e como decidir se a terceirização vale ou não a pena.
A terceirização na prática
Terceirizar atividades dentro de uma empresa não é algo novo. Quando uma organização contrata uma contabilidade ou um escritório de advocacia para lhe fornecer serviços, ela está terceirizando essas atividades.
Por exemplo, dentro de uma escola, a atividade principal é o ensino. Logo, a organização precisa contratar professores e outros profissionais da área de educação. Mas, não há necessidade alguma da escola ter um setor interno (e exclusivo) de contabilidade, de recursos humanos, jurídico, e muitos menos, de tecnologia.
Ao precisar desses serviços, a instituição pode acionar empresas especializadas em tais áreas para atender a sua demanda de modo pontual. No caso da terceirização de TI, o objetivo é o mesmo.
A escola precisará contar com internet, servidores de hospedagem, sistemas, serviços de segurança da informação etc. Porém, ao invés de contratar uma equipe de TI e montar uma infraestrutura interna, ela pode contratar uma empresa de tecnologia que oferece tais soluções, obtendo dessa forma uma série de vantagens que vamos discutir a seguir.
Quais as vantagens da terceirização de TI
Quando se pensa em terceirização, a primeira vantagem que vem à cabeça é a redução de custos, porém, outros benefícios também podem ser obtidos:
Foco no que realmente importa
Ao terceirizar tarefas secundárias, ou seja, aquelas que não são o foco do seu negócio, você pode se concentrar nas tarefas que exigem mais criatividade, estratégia e tempo, aumentando assim a capacidade competitiva e produtiva da organização.
Isso significa que, ao terceirizar o setor de tecnologia, por exemplo, a escola que contratou a terceirização, não precisará ficar se preocupando com rotinas de backup, de segurança, atualização de sistemas.
Esse tempo poderá ser utilizado para encontrar melhorias nos processos educacionais da instituição, estratégias para atrair mais alunos etc.
Redução da carga de trabalho e custos com funcionários
Quando a organização possui profissionais de tecnologia, mas não tem uma demanda alta para esses serviços, frequentemente se vê com mão de obra ociosa, provocando gastos desnecessários.
Ao eliminar a necessidade de contratação de profissionais específicos da área de tecnologia, a empresa reduz o quadro de funcionários e, consequentemente, enxuga a folha de pagamento.
Resposta rápida às atualizações do mercado
Na área de TI, novas tecnologias são introduzidas a todo momento no mercado, exigindo atualizações constantes, seja por questões de desempenho, incompatibilidade ou segurança. E isso pode gerar custos altíssimos.
Ao terceirizar essa responsabilidade para empresas especializadas, além de gastar menos, é possível responder rapidamente às atualizações das novas tecnologias e garantir a eficácia e segurança nas operações.
Redução de custos com equipamentos
Já falamos anteriormente sobre a redução dos custos com funcionários, mas as vantagens da terceirização de TI vão além.
Ao considerar a introdução da terceirização, elimina-se gastos com equipamentos, softwares e até energia, pois não haverá a necessidade de se ter estações como data centers ligados o dia inteiro.
Vale ressaltar que, com a terceirização, os custos podem ser mensurados previamente, evitando surpresas no final do mês, já que as taxas estarão nos termos contratuais.
Redução de riscos
Os serviços de TI terceirizados seguem padrões rígidos de segurança para evitar ao máximo violações, roubo de dados ou falhas operacionais capazes de interromper ou prejudicar o fluxo normal das atividades da empresa.
Os provedores de tecnologia dispõem de diversas ferramentas específicas para monitorar todo o ambiente de TI e identificar de forma preventiva as possíveis ameaças.
E, caso problemas ocorram, também possuem mecanismos para resolver de forma rápida e eficaz os problemas apresentados.
Quais as desvantagens da terceirização de TI?
Geralmente, se fala muito sobre as vantagens da terceirização, mas é importante apresentar também, algumas desvantagens ou pontos que merecem atenção ao se terceirizar algumas atividades da empresa.
Know-how e recursos técnicos não permanecem à empresa
Se o escopo das operações de terceirização for muito amplo, o know-how, ou seja, o saber-fazer, fica nas mãos do pessoal externo à empresa, causando uma certa dependência dos serviços terceirizados.
Então, caso uma das partes resolva romper com o contrato, a contratante pode ser prejudicada.
Ao considerar a terceirização de TI, é importante examinar a expertise e as tarefas que devem ser compartilhadas com um profissional interno ou via documentação das operações e serviços executados durante a parceria.
Cuidado com informações sensíveis
Devido à natureza da terceirização de TI, é necessário compartilhar informações internas e operações realizadas.
Empresas com informações sensíveis precisam ter cuidado com vazamentos de informações.
Portanto, atente-se sobre a política de manipulação de informações imposta pelo provedor de TI a ser contratado.
Como as empresas devem pesar esses pontos na hora de tomar uma decisão?
A terceirização de TI está se tornando uma técnica padrão para o uso eficaz de sistemas de informação, mas há alguns aspectos que exigem cautela.
Levando em consideração que a terceirização possui alguns pontos que podem ser vistos como desvantagem, é essencial ponderar sobre esses itens e estabelecer métodos para tentar contornar os elementos negativos de uma parceria externa.
Por exemplo, com questões relacionadas à privacidade, é interessante verificar o que pode ser melhor definido e trabalhado nas cláusulas contratuais, estabelecendo medidas de segurança para manter o sigilo e a segurança das informações compartilhadas.
Outra saída é não terceirizar completamente a TI da empresa. Iniciar esse processo com algumas áreas básicas e na medida em que houver necessidade (e confiança), ampliar o processo de modo gradual.
O mais importante é escolher uma empresa de TI séria e sólida no mercado e evitar possíveis dores de cabeça no futuro. Inclusive, já escrevemos um artigo explicando Como escolher a empresa de TI certa para as necessidades do seu negócio.
Quais negócios mais se beneficiam da terceirização?
Quase todos os tipos de empresas podem se beneficiar da terceirização dos serviços de TI, pois a maioria das tarefas que estão sendo terceirizadas são secundárias à atividade-fim da organização.
Como a terceirização possibilita uma economia muito grande, tanto em termos financeiros, como em carga de trabalho, pode-se dizer que os principais negócios beneficiados pela terceirização são os de pequeno e médio porte.
Quais negócios podem tomar a terceirização como uma atividade opcional?
A terceirização se torna opcional em ambientes cuja a TI possui uma forte atuação e que utiliza recursos em larga escala. Geralmente, isso ocorre em empresas extremamente tecnológicas ou muito grandes.
Se a empresa for grande ao ponto de a terceirização ficar mais cara e dispendiosa do que a implantação de uma equipe interna de informática, é válida uma análise mais apurada sobre os prós e contras.
Conclusão
Apresentamos as vantagens e desvantagens da terceirização para pequenas e médias empresas para que você possa entender e julgar a necessidade (ou não) da implementação desta estratégia na sua organização.
Os pontos positivos e negativos apresentados aqui são apenas itens que precisam ser considerados ao introduzir a terceirização.
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